La présente Politique vise l’ensemble des « renseignements personnels » recueillis par Davies qui concernent des personnes physiques autres que des professionnels de Davies et ses employés, étudiants en droit et postulants. Le terme « renseignements personnels » est général et s’entend de tout renseignement concernant une personne physique identifiable ou permettant d’identifier une personne physique. En général, l’information professionnelle vous concernant, comme votre titre professionnel, votre numéro de téléphone professionnel ou votre courriel professionnel, ne fait pas partie des renseignements personnels.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de vous chaque fois que vous interagissez avec nous, y compris lorsque vous communiquez avec nous en personne ou par téléphone, par courriel, par la poste, par vidéoconférence, par message texte ou sur les médias sociaux; lorsque vous visitez nos bureaux ou notre site Web; ou lorsque vous participez aux événements que nous commanditons.

Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir dépendent de la nature de notre relation avec vous, des services qui nous sont demandés et du but de la collecte des renseignements. Si vous êtes un client ou un client potentiel, nous pourrions vous demander de fournir des renseignements personnels vous concernant et/ou concernant d’autres personnes (comme des employés, des administrateurs, des dirigeants, des actionnaires, des investisseurs, des partenaires d’affaires, des clients, des témoins, d’autres parties et/ou des membres de votre famille). Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l’adresse du domicile, la profession, les coordonnées personnelles, les renseignements concernant la fiscalité, la facturation et d’autres renseignements financiers; les renseignements nécessaires pour satisfaire à nos obligations en matière de « connaissance du client » (y compris une copie d’une pièce d’identité personnelle, comme votre passeport ou votre permis de conduire); et/ou d’autres renseignements pertinents ou accessoires à la prestation de conseils ou de services juridiques de notre part (comme des renseignements sur le différend auquel vous êtes partie, vos activités commerciales ou vos affaires financières); ou des renseignements concernant les services que vous nous fournissez.

Comme il est expliqué ci‑après, nous recueillons automatiquement certains renseignements non identifiables lorsque vous naviguez sur le site Web, cliquez sur les courriels ou ouvrez les courriels que nous vous envoyons.

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels uniquement aux fins indiquées aux présentes et au moment de la collecte, aux fins auxquelles vous consentez par ailleurs et dans la mesure où la législation applicable l’autorise ou l’exige.

En général, Davies recueille, utilise et communique les renseignements personnels de clients et d’autres personnes dans le but principal d’établir, d’entretenir, de gérer et de maintenir nos relations avec nos clients ainsi que nos relations d’affaires, et de fournir des services et des conseils juridiques. À ces fins, nous pouvons également recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels :

• afin de respecter les obligations prévues par la loi et celles qui s’appliquent à notre profession, y compris les règles relatives à la connaissance du client;
• à des fins administratives, commerciales et relatives à la gestion (comme le choix et la gestion des fournisseurs, la facturation, le traitement des paiements et les recouvrements);
• afin d’assurer la sécurité de notre personnel, de nos clients, de nos locaux, de notre site Web, de notre équipement et de notre réseau, ainsi que pour détecter la fraude et s’en protéger;
• à toute autre fin autorisée ou exigée par la loi, notamment si nous y sommes tenus par des autorités civiles ou de réglementation ou aux termes d’une assignation ou d’une ordonnance d’un tribunal.

En outre, nous pourrions vous demander votre consentement afin d’utiliser vos renseignements personnels à certaines fins secondaires. Vous pouvez en tout temps modifier ou retirer tout consentement donné à l’égard de la collecte, par nous, de vos renseignements personnels à ces fins secondaires, qui comprennent l’utilisation de vos renseignements personnels pour communiquer avec vous au sujet de notre cabinet et des services que nous offrons, notamment l’envoi de publications et d’invitations à des séminaires et à des événements qui, selon nous, pourraient vous intéresser.

Nous sommes assujettis à des obligations professionnelles et déontologiques et, par conséquent, nous ne communiquerons pas de renseignements personnels protégés contre la divulgation, notamment par le secret professionnel de l’avocat, à moins que notre client n’ait renoncé à cette protection ou que la loi nous autorise ou nous oblige à la communiquer.

Sous réserve de nos obligations professionnelles, dans le cadre de la prestation de services juridiques à nos clients, y compris dans le cadre d’opérations commerciales, de négociations et de procédures judiciaires, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des tiers. Ces tiers peuvent comprendre, notamment, des parties adverses et leurs conseillers juridiques, des conseillers juridiques ou d’autres conseillers étrangers, des témoins, des tribunaux, des arbitres, des experts et des fournisseurs de services.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels à nos fournisseurs de services et à nos sous traitants ainsi qu’aux autres personnes à qui nous faisons appel pour soutenir nos activités. Des renseignements supplémentaires sur ce type de communication sont fournis ci après.

De plus, nous pouvons communiquer des renseignements personnels avec votre consentement ou dans les cas où la loi applicable l’exige ou l’autorise, y compris aux autorités gouvernementales ou de réglementation, aux tribunaux et aux organismes d’application de la loi.

Davies ne vend aucun renseignement personnel qu’elle détient ni n’en échange pour une contrepartie.

Nous nous efforçons de limiter la quantité et les types de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons à ceux qui sont nécessaires aux fins établies.

Dans la mesure du possible, nous obtenons directement auprès de la personne concernée son consentement exprès ou implicite à l’égard de la collecte, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels. En communiquant avec nous, en faisant ajouter votre nom à nos listes d’envoi ou en nous fournissant par ailleurs volontairement vos renseignements personnels, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ces renseignements conformément à la présente Politique.

Si vous nous transmettez des renseignements personnels concernant une autre personne physique (y compris vos employés ou les autres personnes qui participent à vos activités, à vos opérations commerciales ou à vos procédures judiciaires), vous déclarez que vous avez obtenu, avant de nous les transmettre, le consentement ou l’autorisation nécessaire de cette personne pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ses renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente Politique et en conformité avec celle ci, ou que leurs collecte, utilisation et communication sont autorisées par la législation applicable.

Lorsque nous y sommes autorisés ou tenus aux termes de la législation applicable, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans avoir à obtenir le consentement de la personne physique concernée. Par exemple, en règle générale, Davies ne demandera pas le consentement de tierces personnes dont les renseignements personnels nous sont fournis par un client afin que nous le représentions.

Si vous avez consenti à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et communiqués par nous, vous pouvez, dans certains territoires, indiquer que vous souhaitez modifier ou retirer ce consentement à leur utilisation ou communication, sur préavis raisonnable et sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle. Veuillez à cette fin communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées ci-après.

Vous pouvez, en tout temps, choisir de ne plus recevoir nos communications électroniques de marketing en utilisant le mécanisme de désinscription se trouvant au bas de nos courriels ou en communiquant avec nous à l’adresse communication@dwpv.com.

Davies peut stocker et traiter vos renseignements personnels dans ses bureaux de Montréal, de Toronto ou de New York ou ailleurs. Nos serveurs sont situés en Ontario et au Québec, au Canada, et certains de vos renseignements personnels peuvent également être stockés chez des fournisseurs de services indépendants situés au Royaume Uni, dans l’Union européenne et aux États Unis.

Nous prenons nos obligations professionnelles et déontologiques relatives à la confidentialité des renseignements que nous recevons très au sérieux et avons mis en place des mesures visant à nous assurer que vos renseignements personnels sont gérés de façon responsable et appropriée.

Nous avons recours aux mesures de sécurité usuelles dans l’exercice de la profession juridique et adaptées à la sensibilité des renseignements pour protéger les renseignements personnels en notre possession. Les mesures de sécurité que nous prenons sont matérielles, organisationnelles et technologiques, comme l’adoption de politiques et de procédures, la formation du personnel, la mise en place de systèmes d’accès restreint aux installations et de sécurité physique de celles ci, l’imposition de restrictions d’accès aux réseaux et aux fichiers et d’autres pratiques courantes visant la protection des renseignements personnels et la sécurité.

Les renseignements et les documents que nous recueillons conformément à nos obligations relatives à la connaissance du client ne sont pas conservés avec nos autres dossiers, mais sont plutôt sauvegardés séparément et l’accès à ceux ci est limité au personnel chargé de s’assurer que nous nous acquittons de nos obligations.

Davies conserve les renseignements personnels tant et aussi longtemps qu’elle en a besoin aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux exigences prévues par la loi et aux normes professionnelles applicables.

Lorsque nous concluons des ententes avec des fournisseurs de services, des mandataires et des sous-traitants pour que ceux ci stockent, utilisent, communiquent ou traitent des renseignements personnels, ou y aient accès, pour notre compte, notamment pour le traitement de données, le stockage de documents et les services administratifs, nous prenons des mesures raisonnables, par voie contractuelle et autrement, pour nous assurer que ces personnes utilisent les renseignements dans le seul but de se conformer à ces ententes et qu’elles offrent un degré de protection des renseignements personnels comparable pendant que les renseignements sont en leur possession ou sous leur contrôle.

Certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés en Ontario, au Québec, ailleurs au Canada et/ou dans d’autres territoires où les lois en matière de protection des renseignements personnels peuvent être différentes et ne pas offrir des protections aussi étendues que celles qui sont prévues par la législation canadienne. Il est possible, dans de telles circonstances, que les gouvernements, les tribunaux ou les organismes d’application de la loi, de sécurité nationale ou de réglementation de ces territoires étrangers puissent avoir accès à vos renseignements personnels en vertu de leurs lois.

Pour toute question concernant la collecte, l’utilisation, la communication ou le stockage de vos renseignements personnels par nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées ci après.

En consultant notre site Web, vous donnez votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique, y compris de la manière décrite ci‑après. Si vous êtes en désaccord avec la présente Politique, veuillez ne pas utiliser notre site Web.

Les personnes qui visitent notre site Web ne sont pas tenues de fournir des renseignements personnels. Si vous nous fournissez volontairement des renseignements personnels comme votre nom, votre adresse électronique ou votre adresse postale par l’intermédiaire du site Web, nous utiliserons ces renseignements uniquement conformément à la présente Politique, y compris pour communiquer avec vous, aux fins pour lesquelles les renseignements ont été fournis et dans la mesure où la législation applicable l’autorise ou l’exige.

Certains renseignements sont par ailleurs recueillis automatiquement lorsque vous visitez notre site Web.

• Notre site Web peut recueillir automatiquement certains renseignements non identifiables à propos des personnes qui le visitent. Si vous visitez notre site Web, nous pouvons, par exemple, recueillir automatiquement des renseignements sur l’emplacement géographique général (et non pas précis) de votre appareil et sur votre système d’exploitation, l’adresse IP de votre fournisseur de services Internet, et la date et l’heure de votre visite, des précisions sur vos interactions avec notre site Web et l’adresse du site Web à partir duquel vous avez accédé à notre site Web. Ces renseignements non identifiables sont utilisés aux fins d’administration de notre site Web et du système et d’amélioration de notre site Web; ils peuvent être communiqués à des tiers et archivés de façon permanente pour une utilisation future.
• Notre site Web peut utiliser des témoins, une technologie qui installe un petit fichier sur votre ordinateur pour permettre à notre site Web de reconnaître les visites futures effectuées à partir de cet ordinateur. Les témoins optimisent l’efficacité et l’utilisation de notre site Web. Vous pouvez refuser les témoins en réglant les paramètres appropriés de votre navigateur; toutefois, il est possible qu’un tel réglage gêne ou limite votre utilisation de notre site Web ou votre capacité à accéder à certaines de ses fonctions. À moins que vous n’ayez réglé les paramètres de votre navigateur pour qu’il refuse les témoins, notre site Web transmettra à votre appareil des témoins lorsque vous utiliserez votre navigateur pour vous rendre sur notre site Web.
• Nous utilisons, pour notre site Web, le service Google Analytics, qui nous permet de recueillir des données, sous une forme anonyme, sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site Web, notamment le nombre de visiteurs se rendant sur notre site Web et les pages qu’ils consultent. Nous utilisons ces données sous une forme agrégée pour améliorer notre site Web. En utilisant notre site Web, vous acceptez l’utilisation faite par Google Analytics de ces renseignements. Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient utilisés par Google Analytics, veuillez cliquer ici.

De plus, nos communications électroniques de marketing, notamment nos publications et nos bulletins, peuvent contenir de petits fichiers électroniques appelés « pixels espions » ou « pixels invisibles » qui nous indiquent si nos courriels ont été ouverts et qui, combinés à d’autres technologies, enregistrent les clics sur les liens contenus dans les courriels. Ces renseignements peuvent nous servir à déterminer lesquels de nos courriels vous intéressent le plus et à compiler des données agrégées sur les préférences et les intérêts de nos abonnés.

Vous pouvez, en tout temps, choisir de ne plus recevoir nos communications électroniques de marketing en utilisant le mécanisme de désinscription se trouvant au bas de nos courriels ou en communiquant avec nous à l’adresse communication@dwpv.com.

Notre site Web peut contenir de temps à autre des liens vers d’autres sites Web qui peuvent recueillir vos renseignements personnels. Nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des pratiques en matière de protection des renseignements personnels des tiers qui exploitent ces sites Web. Vous êtes priés de lire les politiques sur la protection des renseignements personnels de ces sites Web et, à la lumière de ces politiques, de décider si vous voulez ou non fournir vos renseignements personnels aux exploitants de ces sites Web.

Il importe que les renseignements personnels que nous avons en notre possession soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de tout changement devant être apporté à vos renseignements personnels.

Sous réserve des exceptions autorisées ou requises aux termes de la législation applicable, vous pouvez avoir le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous et d’obtenir des précisions supplémentaires concernant notre utilisation et notre communication de ces renseignements personnels. De plus, vous pouvez avoir le droit de signaler les renseignements personnels inexacts ou incomplets, d’exiger que certains d’entre eux soient supprimés et de nous transmettre par écrit des commentaires concernant vos renseignements personnels.

Pour demander à exercer ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées ci après. Il est possible, lorsque nous recevons une telle demande, que nous vous demandions des renseignements supplémentaires pour vérifier votre identité ou pour pouvoir mieux répondre à votre demande.

Il se peut, dans certains cas, que nous refusions de donner suite ou que nous imposions des restrictions à l’exercice de vos droits, si la loi applicable l’exige ou le permet. Par exemple, nous ne pouvons pas communiquer des renseignements qui contiennent des références à d’autres personnes, des renseignements dont la communication est interdite pour des raisons juridiques ou des raisons de sécurité ou d’exclusivité commerciale, ou des renseignements qui sont visés par le secret professionnel de l’avocat ou le privilège relatif au litige. Si nous sommes dans l’impossibilité de vous permettre d’avoir accès à vos renseignements personnels, nous vous en expliquerons les raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Pour toute question ou plainte concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels ou concernant la présente Politique, ou pour exercer vos droits en lien avec vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont voici les coordonnées.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Davies Ward Phillips & Vineberg S.E.N.C.R.L., s.r.l.
155 Wellington Street West
Toronto (Ontario) M5V 3J7

ou

privacyofficer@dwpv.com

Nous vous invitons à examiner périodiquement la présente Politique, car nous pouvons la modifier ou la mettre à jour de temps à autre à notre entière discrétion, sans préavis à qui que ce soit ni responsabilité envers qui que ce soit. Les mises à jour seront affichées sur notre site Web, et nous prendrons des mesures raisonnables pour informer les clients de toute modification importante avant qu’elle ne prenne effet. Veuillez vérifier fréquemment que vous êtes au fait de la version la plus à jour de notre Politique.